Vademecum numérique

Dès votre entrée dans le monde de l’Éducation nationale, vous allez devoir utiliser un grand nombre d’applications numériques pour vous aider dans vos démarches administratives, accéder aux ressources mises à votre disposition, vous former, communiquer, accéder à l’environnement numérique de travail de votre établissement (ENT)... Voici une description des principales applications à connaître.

Authentification

Vous devez être authentifié pour vous connecter aux applications de l’Éducation nationale. Lorsque vous êtes authentifié via le portail ARENA (voir ci-dessous), vous le restez, pendant la durée de la session, sur toutes les applications qui en dépendent. Cela vous évite de devoir entrer vos informations de connexion à chaque fois.

Il existe deux manières de s’authentifier : par mot de passe et par clef OTP.

Identifiant (ou login)

Votre identifiant vous est communiqué dès votre prise de poste.

Il est généralement constitué de la première lettre de votre prénom suivie de votre nom de famille, sans diacritiques (accents, cédille) ponctuation ni espace. Ainsi, Hélène Martin aura vraisemblablement l’identifiant hmartin. Parfois, un chiffre permet de lever les cas d’homonymie (hmartin1, hmartin2).

Identification par mot de passe

Par défaut, votre mot de passe est votre NUMEN. Si vous avez oublié votre NUMEN, vous pouvez le redemander à votre chef d’établissement.

Votre NUMEN ne doit pas être divulgué. Vous ne devriez pas le conserver sur vous en clair et facilement accessible.
Il est fortement recommandé par les services de la DASI de ne pas garder son NUMEN comme mot de passe. Vous pouvez le modifier en suivant la procédure décrite ci-dessous.

Identification par clef OTP

Une clef OTP est un outil d’authentification forte. Chaque clef est unique et lorsqu’elle est attribuée à un membre du personnel, celui-ci doit lui donner un code PIN de quatre à six chiffres. Lorsqu’une authentification forte est requise (applications de gestion, notes des élèves...), on remplace le mot de passe habituel par ce code PIN suivi des six chiffres affichés par la clef à ce moment. Ces chiffres changent toutes les minutes. La concaténation du PIN et des chiffres constitue le passcode OTP.

L’authentification est dite forte parce que pour se connecter à l’application, il faut à la fois connaître un code et posséder un objet spécifique. Si vous perdez votre clef, une personne malintentionnée ne pourra par conséquent pas s’en servir.

En cas de dysfonctionnement d’une clef OTP ou bien d’oubli du code PIN, il convient de s’adresser à la DASI (voir plus haut).

À savoir : lorsque vous vous connectez à une application gérée par ARENA (voir ci-dessous), il vous est possible de vous authentifier par clef OTP à la place du mot de passe habituel. Dans ce cas, on vous demande explicitement votre mot de passe ou votre passcode OTP.

Pour en savoir plus, consulter la page du rectorat consacrée à ce sujet.

 

I-Prof

I-Prof vous permet de façon sécurisée :

  • de consulter votre dossier administratif ;
  • de compléter votre curriculum vitae ;
  • de vous informer sur vos perspectives de carrière ;
  • d'accéder à des guides pour gérer votre carrière, vous inscrire, obtenir vos résultats ;
  • de contacter par messagerie votre correspondant de gestion.

I-Prof ne passant pas par le portail ARENA, vous ne pouvez pas vous identifier par clef OTP.

Accéder à IProf.

 

Webmail académique

Tout membre du personnel de l’Éducation nationale se voit attribuer une adresse électronique académique, se terminant dans l’académie de Montpellier par ac-montpellier.fr. C’est à cette adresse que lui seront envoyés tous les messages administratifs et professionnels. Il est donc impératif de consulter les courriels qui y sont envoyés régulièrement.

Pour accéder à cette boîte aux lettres, il faut au préalable passer par le webmail académique. Il est ensuite possible d’utiliser d’autres modes de récupération des courriels, dont le transfert automatique de courriels vers une autre adresse.

Accéder au webmail académique.

Le webmail académique ne passant pas par le portail ARENA, vous ne pouvez pas vous identifier par clef OTP.

Activer le transfert automatique de courriels vers une autre adresse

Votre boîte de réception peut vite être saturée : elle ne peut en effet contenir que 1024 Mo. Si cet ordre de grandeur ne vous parle pas, sachez qu’un seul courriel contenant une pièce-jointe peut rapidement dépasser ce poids.

Il convient donc soit :

  • de la consulter régulièrement et d’effacer les courriels qui ont été lus (les placer dans la corbeille ne suffisant pas) ;
  • d’activer le transfert de courriels vers une autre adresse. Ainsi, votre boîte aux lettres restera constamment vide (donc non saturée) et tout le courrier que vous recevrez sur votre adresse académique sera réexpédié de manière transparente vers une autre boîte aux lettres de votre choix, laquelle a souvent une capacité de stockage bien plus importante.

Pour activer le transfert, suivez la méthode suivante :

  • connectez-vous au webmail ;
  • cliquez sur Options (en bas à gauche de la page) ;
  • cliquez sur Messagerie puis Transfert ;
  • cochez Activer le transfert automatique, entrez l’adresse vers laquelle vous souhaitez que les courriels soient transférés et veillez à ce que Conserver une copie du message ne soit pas coché (sans cela, votre boîte aux lettres académique risquerait toujours la saturation) ;
  • cliquez sur Enregistrer les préférences (en bas à droite de la page).

Il n’est nécessaire d’effectuer cette opération qu’une seule fois.

Si vous souhaitez configurer un client de courrier électronique (Thunderbird, Outlook, Mail...) pour qu’il se connecte à votre messagerie, consultez cette page du rectorat (l’accès à cette page nécessite une authentification).

Modifier son mot de passe académique.

Il est fortement recommandé de modifier son mot de passe académique et de ne pas le laisser à la valeur du NUMEN. Pour cela, il faut se connecter au webmail et suivre la procédure suivante :

  • cliquer sur Options (en bas à gauche de la page) ;
  • cliquer sur Global puis Modifier le mot de passe ;
  • entrez dans les cases voulues l’ancien mot de passe (généralement votre NUMEN) puis le nouveau. Choisissez un mot de passe qui ne peut pas être facilement deviné (pas de mot présent dans un dictionnaire, pas de date de naissance, de surnom...) ;
  • cliquez sur Enregistrer les préférences (en bas à droite de la page).

Une fois cette opération effectuée, votre mot de passe sera changé dans toutes les applications de l’Éducation nationale.

Si vous souhaitez réinitialiser votre mot de passe après l’avoir modifié pour qu’il reprenne la valeur de votre NUMEN, suivez cette procédure.

Pour aller plus loin...

Consultez cette page du site du rectorat pour d’autres informations utiles sur le webmail académique (l’accès à cette page nécessite une authentification).

 

ARENA

Le portail ARENA regroupe de nombreuses applications nationales et académiques, auxquelles on peut accéder par authentification classique (identifiant et mot de passe) ou par clef OTP. Une fois connecté, on l’est à toutes les applications qui passent par ARENA pendant toute la durée de la sessions. Certaines applications nécessitent une authentification par clef OTP exclusivement.

Accéder au portail ARENA.

La page d’accueil présente plusieurs catégories d’applications. En voici une sélection :

  • Formation à distance : M@gistère → plate-forme pour la formation hybride (distancielle et présentielle). Pour plus d’informations, consulter la page sur la formation continue ;
  • Gestion des personnels : GAIA → application de présentation du plan académique de formation (PAF) et d’inscription individuelle au PAF. Pour plus d’informations, consulter la page sur la formation continue ;
  • Intranet, référentiels et outils : EFIVOL → application d’échange de fichiers volumineux :
  • Examens et concours : IMAG’IN → consultation des missions qui vous sont confiées (correction de copies d’examen, passation d’oraux, jurys, etc.), saisie et consultation des états de frais ;
  • Scolarité du 2nd degré : selon la configuration de votre établissement scolaire, vous aurez accès à diverses applications concernant les élèves dont vous avez la responsabilité → Vie Scolaire (absences, retards, fiches personnelles des élèves et de leurs représentants légaux...), Notes (notes et appréciations des élèves), Livret de compétences, OBII (validation des compétences du B2i), Livret scolaire lycée, etc.

Si votre établissement dispose de l’environnement numérique de travail (ENT) académique, ces applications sont directement accessibles dans l’ENT. Certains établissement, en revanche, utilisent un ENT tiers fourni par des entreprises privées (Pronote, Viescolaire). Le personnel n’a alors pas accès aux applications de scolarité du 2nd degré d’ARENA.

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